Privacybeleid GHD Ubbo Emmius

PRIVACYBELEID VAN GHD UBBO EMMIUS

Laatst gewijzigd op 25 mei 2018.

 

Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die GHD Ubbo Emmius (hierna: de vereniging) verwerkt van haar leden, vrienden, reünisten, deelnemers of andere geïnteresseerden.

Indien u lid wordt van de vereniging (een donatie doet) of om een andere reden persoonsgegevens aan de vereniging verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacybeleid te verwerken.
Wij adviseren u om het Privacybeleid door te lezen en te bewaren voor uw eigen administratie.

Verantwoordelijke

Artikel 1.

  1. Verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is:
    GHD Ubbo Emmius, Oude Kijk in ’t Jatstraat 26, 9712 EK, Groningen, telefoonnummer: 050-3635076, KvK nummer: 40024164.
    De secretaris is bereikbaar via ubbo@rug.nl

 

Welke gegevens verwerkt de vereniging en voor welk doel

Artikel 2

1.       In het kader van uw lidmaatschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

a.      Voor- en achternaam, geboortedatum, geslacht, studentnummer

b.      Adresgegevens (eventueel postadres)

c.       Telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s)

d.      Overige persoonskenmerken die benodigd kunnen zijn voor de organisatie.

2.      De vereniging verwerkt de in artikel 2 lid 1 van de Privacybeleid genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het onderzoeken of u lid kan worden en het uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst.

a.      Uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres worden gebruikt voor contact over het lidmaatschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie.

b.      Uw naam, adresgegevens en telefoonnummer worden gebruikt voor het versturen van uitnodigingen en informatie over diensten en activiteiten van de vereniging.

c.       Uw naam en bankrekeningnummer worden gebruikt om betalingen zoals van het lidmaatschapsgeld, deelnamegelden, bestellingen of afgenomen diensten af te wikkelen.

3.      Uw naam, adresgegevens, e-mailadres en telefoonnummer kunnen zichtbaar zijn op de website voor leden indien u daartoe toestemming geeft via uw online profiel. Deze gegevens zijn dan te raadplegen onder het kopje ‘Almanak’. Deze toestemming is te allen tijde in te trekken.

4.      Voor de jaarlijkse gedrukte almanak worden uw voor- en achternaam en e-mailadres gebruikt. Hiertegen kunt u bij het bestuur dan wel de almanakcommissie bezwaar maken. In dat geval zullen uw persoonsgegevens hierin niet worden opgenomen.

5.      Uw naam en telefoonnummer wordt tot uiterlijk twee jaar na afloop van de overeenkomst gebruikt om u te vragen naar uw ervaringen met de vereniging en u te informeren over de mogelijkheden van vrienden- dan wel reünistenschap.

6.      De vereniging gebruikt uw naam en e-mailadres om u haar e-mail nieuwsbrief met informatie over  activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van de vereniging. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.

7.    Zonder uw toestemming verstrekt de vereniging uw persoonsgegevens alleen aan derden als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de lidmaatschapsovereenkomst, tenzij de vereniging wettelijk verplicht is om uw persoonsgegevens te verstrekken aan deze derden. Tevens is de vereniging verplicht naam en studentnummer van leden aan het CUOS voor de driejaarlijkse herijking voor het profileringsfonds te verstrekken. 


Algemeen beleid foto’s op de website

Artikel 3.       

  1. De commissaris public relations maakt een zorgvuldige en gepaste selectie van de foto’s die op Ubbo-activiteiten worden gemaakt. Die foto’s worden op de website geplaatst en zijn alleen zichtbaar voor leden. De foto’s kunnen vervolgens worden gepubliceerd in de Ubdate en de almanak, waar zij ook zichtbaar worden voor derden.
  2. Leden hebben het recht om foto’s waarop zij te zien zijn te laten verwijderen van zowel de website als de verenigingscomputer door een e-mail te sturen naar het bestuur met daarin het nummer van de desbetreffende foto.

 

Bewaartermijnen

Artikel 4.

  1. De vereniging verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens gedurende de duur van uw lidmaatschap en tot maximaal twee jaar na afloop van dit lidmaatschap. Aansluitend  worden de persoonsgegevens vernietigd.

 

Beveiligingsmaatregelen en verwerkers

Artikel 5.

1.       Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft de vereniging passende technische en organisatorische maatregelen getroffen.

2.      Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt de vereniging gebruik van diensten van derden, een zogenaamde verwerker. Met de verwerker hebben wij een verwerkingsovereenkomst.

 

Inzagerecht, verwijdering en vragen klachten

Artikel 6.

  1. Via de ledenadministratie van de vereniging via de website of via de mail kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen. De vereniging zal uw verzoek in behandeling nemen en u, binnen een maand na ontvangst hierover informeren.
  2. Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2 van dit Privacybeleid, kunt u eveneens contact opnemen met het bestuur.
  3. Indien u klachten hebt over de wijze waarop de vereniging uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de secretaris van het bestuur.
  4. Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan het bestuur via ubbo@rug.nl.

 

Wijzigingen

Artikel 7.

  1. Dit Privacybeleid kan door het bestuur worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het Privacybeleid te bekijken. 

Onze sponsoren